Japon

Japon : Demande de Légalisation ou Apostille

Quelle formalité pour utiliser un document français au Japon ?

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Nous traitons votre demande de légalisation ou apostille avec rapidité, sécurité et efficacité, selon la procédure des autoritées officielles (auprès du consulat, ambassade, guichet du ministère des affaires étrangères, CCI, traducteur assermenté, cour d’appel). Nous faisons authentifier les documents rapidement pour le Japon. Dès sa délivrance, nous vérifions la validité de la légalisation, puis nous l’expédions à votre adresse de livraison selon le mode de retour choisi.

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Besoin de légaliser ou apostiller un document pour l’utiliser au Japon ?

Pour une expatriation, une exportation de produits à l'international ou pour des affaires sur place (création ou gestion de filiale, cession de parts, import, export, vente, achat...), des formalités administratives sont nécessaires en France sur des documents destinés à l’étranger.

Afin de pouvoir utiliser un document français auprès d’un organisme au Japon (contrats, diplômes, documents d’origine, procurations, actes de naissance ou autre acte d’état civil), il faut qu’il soit préalablement authentifié par une institution officielle.

Cette formalité consiste en l’apposition d’un visa japonais de légalisation ou d’apostille sur le document. Plus précisément, ce sont les signatures apposées sur les documents qui doivent être apostillées ou légalisées.

Les étapes de l’authentification de signature pour le Japon

Plusieurs démarches administratives doivent être effectuées en France, pays émetteur du document, en fonction de la réglementation du pays de destination :

legalisation apostille

Certification par un notaire, une Chambre de commerce et d’industrie (CCI) et/ou le bureau des légalisations du Ministère des affaires étrangères (MAE), pour certifier l’authenticité du document en France. La signature apposée sur le document doit en effet être attestée par une institution française dans un premier temps.

Légalisation par le Consulat japonais ou l’Ambassade, pour faire légaliser et faire authentifier la signature par les autorités étrangères. La signature légalisée par les autorités consulaires rend alors possible l’utilisation du document au Japon.

Traduction par un traducteur assermenté, éventuellement, si des documents doivent être accompagnés d’une traduction certifiée. Pour éviter cette étape, il est préférable de fournir un document en français pour faire attester l’authenticité de la signature. Les documents plurilingues sont également acceptés pour éviter qu’ils soient traduits par un traducteur agrée.

Apostille par une cour d’appel du Ministère de la justice en France : il s’agit d’une authentification simplifiée, selon le document à viser et uniquement si le pays a signé la convention de la Haye, aussi appelée convention apostille. La signature apostillée suffit dans ce cas à exporter le document.

Qu’est-ce qu’une légalisation pour le Japon ? Qu’est-ce qu’une apostille ?

legalisation apostille

Une légalisation de signature, de qualité du signataire et éventuellement d’un sceau ou timbre, sur un document ratifié ou acte établi en France, comprend sa certification par le Ministère des affaires étrangères, puis par le Consulat. C’est un visa de document émis par le service consulaire sous la forme d’un tampon, timbre ou autocollant apposé sur le document original. Le document légalisé par un visa en France peut ensuite être utilisé au Japon.

Une apostille correspond à l’authentification du document public ou privé par la cour d’appel de votre département, en procédure simplifiée sans passer par le Consulat. L’apostille de La Haye est un visa délivré en France selon le document et si le pays est signataire de la Convention de la Haye du 5 octobre 1961. C’est un cachet apposé sur le document original. Le document apostillé peut ensuite être utilisé au Japon.

Ces deux formalités juridiques certifient l'origine et la signature de l'acte en France pour une utilisation au Japon, mais n’attestent pas leur fond. Cela signifie que la procédure de légalisation ou apostille certifie l’authenticité mais pas le contenu du document. Pour plus d’informations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1400

La formalité de visa pour faire authentifier la signature manuscrite est à effectuer selon le droit conventionnel et les conventions internationales. La procédure de légalisation ou apostille dépend des pays et des administrations étrangères.

Généralement, les originaux ou les copies certifiées conforme à l’original sont nécessaires pour l’apostille ou la légalisation des documents. Certains types de documents certifiés sont toutefois acceptés en copies : les documents visés par la Chambre de commerce et d’Industrie sont acceptés en photocopies.

Il y a-t-il une certification ou traduction assermentée exigée par le Consulat du Japon ?

certification traduction

Il n’y a pas de formalité supplémentaire obligatoire par rapport à ce qui est indiqué dans le tableau du Ministère des affaires étrangères. Nous pouvons cependant, en option, vous obtenir une traduction assermentée en anglais ou dans la langue du pays de destination, après la légalisation ou apostille de votre document. Cela vous permettra de simplifier son utilisation sur place.

Si votre document est rédigé en anglais et qu'il est soumis à une légalisation, vous aurez besoin d'une traduction assermentée en français pour qu'il soit accepté par le MAE. Nous pouvons également nous en charger en option.


Les documents traduits en langue étrangère et les documents délivrés par les traducteurs non-assermentés ne sont pas recevables.

Pour certains actes, une copie conforme du passeport, de la carte nationale, d’un justificatif ou d’une pièce d’identité du signataire de l’acte peut être demandée par le Consulat général du Japon. Cela dépend du document administratif et de la décision du Consul japonais pour délivrer le visa. Consultez les documents à fournir.

Quel document à légaliser ? Quelles normes exigées par l’ambassade du Japon ?

normes ambassade

Voici les documents qu’il est possible de faire viser par les autorités compétentes en vue d’une utilisation au Japon. Le visa officiel japonais sera apposé sur le document.

Pour certains des documents suivants, il faut au préalable faire certifier conforme la signature auprès d’une administration.

Tout document quel qu'il soit :
Attention : Tout document à légaliser ou apostiller doit être émis en France, comporter un TAMPON, le NOM et PRÉNOM du signataire, sa QUALITÉ, une ADRESSE EN FRANCE ainsi que la SIGNATURE en ORIGINAL (ou copie certifiée conforme à l’original, ou copie scannée uniquement pour les documents certifiés par la CCI).
Attention : Tout document doit être rédigé en FRANÇAIS, ou bien rédigé en bilingue/trilingue dont une des langues est le FRANÇAIS. En cas de document rédigé uniquement en langue étrangère (par exemple en anglais), une traduction assermentée vers le Français devra au préalable être effectuée par un Traducteur assermenté auprès d’une Cour d’appel française (nous pouvons vous obtenir cette Traduction assermentée en option).

Document nominatif personnel : qu’il soit civil, judiciaire, juridique, administratif, public, par exemple un diplôme, casier judiciaire, certificat ou acte de naissance, un acte de mariage ou pacs, acte de divorce, acte de décès, jugement, certificat de célibat, attestation de résidence ou domicile, tous documents d’état civil, documents publics français ou documents officiels.
Attention : le nom, prénom et qualité du signataire doivent être présents.

Acte notarié / procuration notariée / pouvoir notarié : tout document certifié par un notaire.
Attention : le notaire doit certifier le document en précisant son adresse et en apposant son sceau Marianne original.
Attention : tout document de procuration/pouvoir doit d’abord être certifié par un notaire.

Document d’entreprise : Kbis, statuts, contrat signé, attestation ou certificat émis par une entreprise, lettre tamponnée, appel d’offre, procès-verbal d’assemblée générale, certificat ou dispositif CE, déclaration de conformité, certificat ISO, et tous les actes sous seing privé.
Attention : tout document d’entreprise ou acte sous seing privé doit d’abord être certifié par votre CCI locale, ou mairie, ou notaire, avec la mention « vu pour la certification matérielle de la signature de (prénom et nom du signataire) ». En cas de notaire, ce dernier doit certifier le document avec un sceau Marianne original.

Document d’export certifié CCI : Certificat de libre vente CLV, Dispositifs médicaux, DM, Certificat de produit pharmaceutique CPP, Certificat médical ou de médicament CM, de bonnes pratiques de fabrication BPF ou Good Manufacturing Practices GMP, Certificat sanitaire, ESB ou OGM, Certificat d’analyse, Enregistrement de marque à l’INPI, Certificat d’origine, Facture commerciale, Pro forma, Liste de colisage, Attestation de transport et autres documents destinés à être exportés avec des produits.
Attention : tout document d’export doit d’abord être certifié par votre CCI locale.

Ambassade et Consulat du Japon

  • Adresse de l'ambassade du Japon en France

    7, avenue Hoche
    75008 Paris

    Téléphone : 01 48 88 62 00

  • Adresse du consulat du Japon en France

    7, avenue Hoche
    75008 Paris

    Téléphone : 01 48 88 62 00

Coordonnées du Ministère des affaires étrangères, de la Chambre de commerce CCI GEFI, de la Cour d’appel

MAE
Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères
Bureau des Légalisations
57, boulevard des Invalides
75007 Paris
Site du MAE
CCI Paris - Portail GEFI
Chambre de commerce et d’industrie de Paris Ile-France / Direction Générale Adjointe Services aux Entreprises et Développement International
Service des visas - DFCE
9, rue Coquillière
75040 Paris Cedex 01
Portail GEFI (Gestion électronique des formalités internationales)
Cour d’appel de Paris / Greffe du tribunal
Service des apostilles (bureau 1-G-04)
8 boulevard du Palais
75001 Paris
Cour d'appel Paris
Autres liens utiles
> Pour l’authentification des actes notariés : Site officiel des Notaires de France.
> Pour la légalisation des actes par une autorité française : Annuaire des Mairies et Administrations françaises
> Traducteurs assermentés et services consulaires : Nous contacter.
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